Matriz de Eisenhower
Os Quatro Quadrantes
Diante do desgaste crescente do local de trabalho – algo experimentado por quase 23% dos funcionários – o método de Eisenhower oferece uma estrutura simples para ajudar as pessoas a equilibrar a quantidade em seu prato.
É um método visual de gerenciamento de tempo que divide as tarefas em quatro quadrantes para ajudar a priorizar a ordem de conclusão. As caixas são rotuladas com um ponto de ação específico: fazer, decidir, delegar ou excluir.
Faça: É o que está em urgente e importante (tarefas a serem concluídas imediatamente).
Decida: é o que está em importante, mas não urgente (tarefas que você deve priorizar e programar para evitar pressa de última hora).
Delegue: é o que está em urgente, mas não importante (tarefas urgentes, mas servis, como reuniões que atrapalham as importantes).
Apague: é o que não está nem urgente nem importante (tarefas que só servem para perder tempo e que pode retirar da sua lista de afazeres).
Urgente x Importante
Tarefas urgentes são responsabilidades que dependem do tempo. São os trabalhos que exigem atenção imediata e incluem telefonemas, reuniões e crises imediatas enquadram-se nesta categoria. Questões importantes, por outro lado, são fundamentais para o crescimento e frequentemente são evolutivas por natureza. Eles contribuem para o panorama geral e muitas vezes são deixados de lado quando tarefas urgentes abrem caminho.
O problema, como você pode imaginar, é que, quando tarefas importantes ficam para trás, os negócios podem permanecer estagnados e imóveis ou progredir em um ritmo mais lento do que você deseja. Isso é particularmente verdadeiro para as tarefas importantes, mas não urgentes, no segundo quadrante, que muitas vezes esquecemos enquanto as tarefas no primeiro e terceiro e, muitas vezes, até mesmo no quarto quadrante têm precedência.
Distinguir entre “urgente” e “importante” ajuda a compartimentar seus pensamentos e tomar decisões. Desta forma, a Matriz de Eisenhower fornece permissão sem culpa para concentrar sua atenção nas tarefas que importam – aquelas nos primeiros dois quadrantes – e para eliminar qualquer coisa que não contribua positivamente para o seu papel.
Distinguir entre “urgente” e “importante” ajuda a compartimentar seus pensamentos e tomar decisões.
Decidindo o que é importante
É natural ficar em branco ao tentar determinar onde tudo deve caber dentro da Matriz de Eisenhower, especialmente quando se trata de decidir o que constitui “importante”. É importante lembrar que as tarefas urgentes não são importantes simplesmente porque são urgentes.
O melhor lugar para começar é fazendo uma lista de tarefas, que o ajudará a visualizar suas tarefas. Afinal, é mais fácil entender a escala de seus compromissos quando eles estão no papel, do que na imensidão do seu cérebro.
A próxima etapa é examinar a lista e fazer a si mesmo duas perguntas: As repercussões seriam significativas se esta tarefa não fosse concluída e você pode delegar essa tarefa? Às vezes, as tarefas urgentes nos cegam a ponto de acreditarmos que são mais importantes do que realmente são. Se você pode eliminar uma tarefa de sua lista de tarefas sem afetar os negócios, faça isso. Da mesma forma, se for possível passar a tarefa para um colega, ela pode não ser tão importante para você, pessoalmente.
Depois de ter uma boa ideia do que constitui uma tarefa importante, você pode começar a dividir as tarefas com base na urgência. Felizmente, esta etapa deve ser mais clara do que a anterior. Se precisar ser concluído hoje ou nos próximos dias, é urgente. Se você puder adiar para mais tarde, provavelmente não é tão urgente.
Depois de configurar sua matriz, seu próximo trabalho é começar! Você provavelmente descobrirá que suas prioridades mudam, o que pode parecer um pouco assustador no início. Mas o objetivo da Matriz de Eisenhower é estimular a proatividade e, com o passar do tempo, deve se tornar mais fácil e claro.
